Ho fatto una cosa nuova, si chiama Guido

1 dicembre 2015
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Come scrivere un preventivo

Un sacco di persone vivono i preventivi come una scocciatura: non hanno voglia di farli e vorrebbero andare dritte al punto, scrivere semplicemente il prezzo su un foglio di carta, ricevere il bonifico dell’anticipo e mettersi al lavoro. Che bisogno c’è di perdere tutto questo tempo in chiacchiere? In fondo basta parlarsi, accordarsi su tempi e costi e passare al sodo, giusto?

I preventivi sono uno strumento di marketing

Sbagliato. Prima di tutto è una questione di tutela reciproca, sicurezza e pragmatismo: bisogna mettere nero su bianco le condizioni, i diritti e i doveri reciproci, oltre a una bella firma in fondo – qui se serve c’è il modello di proposta di lavoro per il Web Design che avevo pubblicato un po’ di tempo fa.

Poi è una questione di opportunità – e di marketing. Il preventivo è uno dei nodi cruciali del processo di acquisizione del cliente – e dal suo punto di vista è un elemento centrale dell’esperienza che sta vivendo. Hai presente la famosa esperienza utente? Quella.

Se avete mai chiesto dei preventivi in giro lo sapete: ricevere un preventivo incompleto, poco preciso e scritto male – magari quando si sta valutando di spendere un bel po’ di soldi – è quanto meno un pessimo inizio. Per quanto mi riguarda è direttamente uno «scappa a gambe levate». Mandami un preventivo raffazzonato e stai sicuro che non mi vedrai mai più.

I mercati preventivi sono conversazioni

Perché? Perché ogni volta che si entra in contatto con un cliente – o con un potenziale cliente – si sta iniziando o riprendendo una conversazione. Questo vale per tutto: email, fatture, telefonate e aperitivi, ma vale soprattutto per i preventivi.

Di solito le cose vanno così: c’è una prima richiesta via email oppure al telefono, seguita magari da un incontro dal vivo o su Skype per capire meglio la natura del lavoro, quantificare l’impegno e fare una prima stima di tempi e costi, ma il preventivo è il primo vero atto ufficiale di un potenziale rapporto di lavoro – e quindi una delle conversazioni più importanti che si possono avere con un cliente.

Lo scopo di questa conversazione è tanto semplice quanto importante: bisogna convincere il potenziale cliente di essere la persona giusta per quel lavoro.

Per farlo non basta avere un prezzo concorrenziale o consegnare il lavoro più rapidamente di altri. Bisogna fare un passo in più: dimostrare che durante questa conversazione sappiamo ascoltare, comprendere e offrire soluzioni.

Inizia con un’analisi

Questo è quello che faccio io: la prima cosa che il mio potenziale cliente legge quando riceve il preventivo è un’analisi del problema insieme alla mia proposta di soluzione. Perché di questo si tratta: il mio cliente ha un problema, e il mio compito è analizzarlo e proporre una soluzione.

Mi piace anche andare un po’ oltre e dare a questa analisi la forma di una lettera. «Ciao tizio», o «Gentile tizia» a seconda del grado di formalità dei rapporti, e poi si parte: «dopo il nostro ultimo incontro ho riflettuto, fatto un po’ di ricerca e ti propongo di procedere in questo modo».

Ovviamente i trucchetti non valgono: bisogna davvero riflettere e davvero fare un po’ di ricerca. Io cerco di farlo nelle ore immediatamente successive l’incontro preliminare, in modo da non perdere la concentrazione: poi prendo il blocco degli appunti, mi segno le cose più importanti e rimando la stesura del preventivo alla prima mezza mattinata libera.

Attenzione però a non fare un’analisi troppo approfondita e dettagliata: gli studi di fattibilità sono un’altra cosa – e si pagano a parte.

Articola per problemi e soluzioni

Questa è la chiave di una buona analisi, ed è quello che il cliente si aspetta di ricevere – anche se magari ancora non lo sa: la dimostrazione del nostro ruolo di ascoltatori, e della nostra capacità di comprendere rapidamente il problema, approfondirlo, contestualizzarlo e offrire una soluzione.

A volte – non così di rado in realtà – succede che il potenziale cliente sia convinto di avere un problema, quando in realtà magari ne ha un altro – o molti altri – più pressanti e importanti.

Ad esempio a me capita di ricevere richieste per lavorare a un nuovo sito da parte di qualcuno che magari ha un gran bisogno di ragionare molto e approfonditamente sul suo posizionamento e sulla sua offerta, di lavorare sui contenuti e sulla comunicazione e solo dopo – quindi  molto dopo, magari un anno dopo – mettere le mani sul suo sito.

Un’altra cosa che può succede – e succede – è che sia sufficiente un intervento molto più limitato di quello richiesto: magari il sito c’è già e va bene com’è, bastano pochi aggiustamenti tecnici e un lavoro più intenso sui contenuti per fargli dare i giusti risultati.

In casi del genere il mio consiglio è quello di non cercare di prendere il lavoro a tutti i costi, ma di usare il preventivo per dimostrare la propria capacità di analisi e comprensione.

Spiegare che il problema è un altro – diverso e più pressante – oppure che serve molto meno lavoro di quello che si crede, e che questo lavoro è di natura diversa. Magari si finisce per non prendere il lavoro, ma si migliora la propria reputazione, si contribuisce ad individuare la giusta soluzione e magari – quando i tempi e le condizioni sono mature – si viene ricontattati – questa volta a proposito e per un lavoro davvero utile e necessario.

Adattati alle circostanze

Se uno vive i preventivi come una scocciatura la tentazione è quella di risolvere il problema preparando un modello unico da usare ogni volta, sempre e comunque. Che è una cosa che in effetti ha senso e si può fare, ma fino a un certo punto.

Ad esempio va benissimo avere un modello per tutte le cose un po’ più tecniche e un po’ più noiose: calendario dei pagamenti, diritti e doveri, termini di cancellazione e cose del genere.

Quello che invece non ha molto senso è avere un’analisi – e quindi problemi e soluzioni – sempre uguali. D’accordo, magari l’andamento dell’analisi può essere più o meno sempre quello – contesto, problema, soluzione – ma tutto il resto deve necessariamente cambiare.

La parola giusta – per quanto possa suonare come una supercazzola – è resilienza: a volte serve un preventivo estremamente lungo e dettagliato, a volte è essenziale andare dritti al punto e concludere nel giro di due pagine.

Molto dipende dalla natura del progetto: progetti lunghi e complessi richiedono preventivi più dettagliati. Altrettanto dipende dalla natura del cliente: se è molto impegnato e ha un sacco di cose da fare vedrà la sintesi come una risorsa.

Tra l’altro, questo è anche un ottimo modo per capire se c’è la giusta affinità per lavorare insieme. Se la proposta è per un progetto lungo e complesso ma dalla reazione è chiaro che il potenziale cliente non ha letto una sola riga della tua analisi ed è andato dritto al punto in cui si parla di soldi molto probabilmente lavorare insieme sarà un inferno.

Non metterti fretta

Scrivere un buon preventivo richiede tempo, cura, concentrazione e attenzione – come minimo mezza mattinata, ma a volte anche di più. Per quanto mi riguarda preferisco fare più stesure, tornare più volte a limare i singoli passaggi e se serve anche dormirci sopra una notte. È successo più di una volta che preventivi particolarmente difficili venissero risolti in pochi minuti dopo una notte di riposo.

È vero: dedicare così tanto tempo alla scrittura di un preventivo significa sottrarre altrettanto tempo al lavoro – e questo a qualcuno potrebbe sembrare un’esagerazione o una perdita di tempo.

In questo caso secondo me l’errore è quello di considerare la scrittura di un preventivo un’attività laterale, diversa dal lavoro vero e proprio: scambiare per una noiosa pratica amministrativa quella che invece è una componente fondamentale della propria strategia di marketing. A cosa lavori se i tuoi preventivi fanno schifo e non prendi nemmeno un cliente? Oppure soltanto clienti interessati a spendere poco e ad avere il lavoro pronto per ieri?

Usa un linguaggio chiaro

Scrivere un preventivo in legalese – o meglio: in pseudo legalese, a meno che non si sia davvero avvocati – non serve né a proteggersi né a dimostrare professionalità, e lo stesso vale per l’abuso di termini tecnici o di settore.

Ad esempio, molto probabilmente al mio cliente non interessa avere dettagli sugli strumenti che uso per lavorare al suo sito: uso Grunt o Gulp per automatizzare i processi? Come preprocessore del CSS uso Sass oppure preferisco Compass? Ma soprattutto: ci avete capito qualcosa? Appunto.

Il mio consiglio è quello di limitare l’uso di termini tecnici allo stesso necessario – a meno che non si tratti di un progetto strettamente tecnico e che il preventivo sia letto da qualcuno che condivide e comprende un certo tipo di linguaggio. In tutti gli altri casi, al vostro potenziale cliente non frega niente di quanti oscuri termini inglesi al minuto siete in grado di snocciolare.

Al contrario, gli frega di tre cose: di quanto avete dimostrato di sapere comprendere il suo problema, di quanto efficace è la soluzione che proponete e di quanto siete in grado di semplificare cose di cui probabilmente capisce poco e che magari un po’ lo spaventano.

Anche questo è un ottimo modo per capire se si è fatti per lavorare insieme oppure no. Se io scrivo un preventivo argomentato usando un linguaggio semplice e chiaro e questo sforzo di semplificazione viene scambiato per scarsa competenza e professionalità allora probabilmente è il caso di andare ognuno per la sua strada.

Chiarisci diritti e doveri

Vale qui quanto detto altrove: anche quando si parla di soldi, di tempi, di condizioni, di rescissioni è importante essere chiari. In ogni caso nessuna formula legale può proteggere da un pagamento in ritardo, quindi tanto vale puntare sulla chiarezza – e su una lingua ordinata e comprensibile. In ogni caso, se le cose si fanno brutte, la cosa migliore da fare è mettere tutto in mano a un avvocato.

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